Narración del blog
Con frecuencia se dice que nadie mejor que los trabajadores de una empresa, para conocer los procesos de trabajo del negocio.
Nadie como los trabajadores de una empresa, para saber qué es lo que necesitan e identificar que problemas existen en su departamento, tales como:
- Se altera la información cuando la envían a otro departamento.
- Se pierden los datos o información, cuando se envían a otras sucursales.
- El conteo físico del inventario no coincide con los reportes del sistema.
- Se tiene que trabajar de mas, para registrar un movimiento.
- Existe información contradictoria de lo mismo (un departamento lleva las cuentas por cobrar y otro hace lo mismo, solo para cotejar y ademas nunca coinciden).
- Es mucho más simple llevar los registros con procesos personales, que hacerlo en el sistema.
Ejemplos como estos podemos encontrar en todas las empresas y como patrón común, son los empleados los que lo detectan mas fácilmente, entonces superficialmente podríamos concluir, que nadie mejor que los empleados, para identificar y crear los mejores procesos de trabajo en una empresa.
La verdad es que en la mayoría de los casos los empleados tienen una visión parcial, solamente ven una parte del conjunto, un pedazo del pastel.
Ejemplo:
Un vendedor dice que nadie mejor que el para organizar sus citas, pues las controla fácilmente en una libreta y nada más. El registrarlo en un sistema le obliga a dominar otras herramientas, además de tener que registrar información innecesaria y que le resta flexibilidad.
¿Es esto cierto?
SI, bajo el punto de vista de un empleado o departamento, NO, si se visualiza el "pastel completo".
Con mucha frecuencia los empleados evalúan sus procesos de trabajo, visualizando solo su posición o departamento, sin ver las repercusiones que tienen sus acciones en el resto de la empresa.
Los procesos de trabajo en una empresa deben auditarse visualizando la empresa completa, entendiendo claramente la interrelación entre todos los departamentos y buscando que todas las tareas se realicen sin duplicidad y de la forma más ágil.
Ejemplo:
En una empresa transportista, al entregar un anticipo a un operador, se debe de cuidar:
1) Que los anticipos entregados al operador se hayan registrado solamente una vez. Esto es solo posible realizarlo por un registro bancario (módulo de finanzas), el cual debe de tener la inteligencia para controlar que la salida de dinero de una cuenta bancaria, se asigne al operador, tipo de gasto, viaje y liquidación correspondiente.
2) Además este procedimiento debe ser flexible y considerar los casos en que no es posible identificar el viaje y tampoco el gasto en que se incurrirá y aun así poder trabajar correctamente.
3) Este proceso debe también ser capaz de afectar compras, el inventario (si corresponde) y contabilidad.
Y todo generado automáticamente, al capturar la salida del monto de la cuenta bancaria.
¿Es esto complicado?
Mientras mas grande es la empresa, la complejidad crece exponencialmente y con frecuencia es una tarea a realizarse en conjunto con varias especialidades, se debe de considerar al usuario, al departamento, al sistema administrativo... a la empresa en su totalidad, de tal forma que todo embone y trabaje fluida y eficientemente.
Mientras mas grande es la empresa, la complejidad crece exponencialmente y con frecuencia es una tarea a realizarse en conjunto con varias especialidades, se debe de considerar al usuario, al departamento, al sistema administrativo... a la empresa en su totalidad, de tal forma que todo embone y trabaje fluida y eficientemente.
El sistema que se utiliza debe ser lo suficientemente ágil, como para aceptar modificaciones y que se adapte a las nuevas necesidades.
Se debe de considerar la resistencia al cambio y tener un plan para vencerlo, que incluya capacitación (quizá el punto mas importante), el soporte, la motivación y el pleno convencimiento de la dirección, para que se exija y pida el seguimiento de los nuevos procesos de trabajo.En este trabajo posiblemente se requiera de un analista de procesos de trabajo, servicios de implantación de sistemas, motivadores y contar con cursos de capacitación y soporte suficientes.
El contratar este tipo de servicios, reporta beneficios, algunas veces con trascendencia insospechada en toda la empresa.
Me he encontrado casos en donde el reducir cinco segundos al capturar una compra, buscar un dato y registrarlo automáticamente, a generado el liberar dos posiciones de trabajo.
Claro esta que no se genera el mismo beneficio, en una empresa donde solo se registran cien compras, contra diez mil, en el mismo periodo de tiempo.
El crear procesos de trabajo eficientes y en el tiempo apropiado, puede marcar la diferencia entre el éxito o fracaso de un negocio.
Un claro ejemplo lo puedo presentar al comparar el número de empleados que utilizan dos empresas dedicadas al transporte de carga, las cuales tiene el mismo número de unidades, un monto de ventas parecido y sus procesos administrativos son controlados por el mismo sistema, pero una empresa tiene treinta y cinco empleados y la otra solamente siete.
El anterior ejemplo es un caso real y este viene a demostrar la importancia de la auditoria de procesos de trabajo.
Toda empresa debe de estar dentro de un ciclo de mejora constante y debemos de estar consientes de que si llega al punto en donde las mejoras ya no se identifican y buscan, seguramente la empresa empezará a declinar.
El contratar este tipo de servicios, reporta beneficios, algunas veces con trascendencia insospechada en toda la empresa.
Me he encontrado casos en donde el reducir cinco segundos al capturar una compra, buscar un dato y registrarlo automáticamente, a generado el liberar dos posiciones de trabajo.
Claro esta que no se genera el mismo beneficio, en una empresa donde solo se registran cien compras, contra diez mil, en el mismo periodo de tiempo.
El crear procesos de trabajo eficientes y en el tiempo apropiado, puede marcar la diferencia entre el éxito o fracaso de un negocio.
Un claro ejemplo lo puedo presentar al comparar el número de empleados que utilizan dos empresas dedicadas al transporte de carga, las cuales tiene el mismo número de unidades, un monto de ventas parecido y sus procesos administrativos son controlados por el mismo sistema, pero una empresa tiene treinta y cinco empleados y la otra solamente siete.
El anterior ejemplo es un caso real y este viene a demostrar la importancia de la auditoria de procesos de trabajo.
Toda empresa debe de estar dentro de un ciclo de mejora constante y debemos de estar consientes de que si llega al punto en donde las mejoras ya no se identifican y buscan, seguramente la empresa empezará a declinar.
