martes, 2 de agosto de 2011

El que no sabe, es como el que no ve


Narración del blog


¡El que no sabe, es como el que no ve!

Este es un dicho popular y como todos estos, tienen mucho de verdad.

Cuando una persona desconoce las características de un producto o servicio, aunque este tenga la solución a sus necesidades, simplemente es como si no lo tuviera.

Es más, la persona podría llegar a pensar que la solución a su problema no existe.

Este tipo de problemas se suscitan con frecuencia en las aplicaciones de software tipo ERP y CRM y con las herramientas de análisis de información inteligente (Data Mining y Data Ware House).

Mientras más poderosas e integrales son las aplicaciones de software, mas difícil es que los usuarios (y hasta los mismos asesores), las conozcan en su totalidad.

Como asesor de sistemas, me he encontrado en repetidas ocasiones que las aplicaciones y herramientas de software están subutilizadas, o peor aún, mal utilizadas.

Algunas veces son omisiones pequeñas, reglas simples que el usuario no ha seguido al registrar información.

En otras, el capturista sabe que no está registrando información requerida, pero no conoce el proceso administrativo que se la presente.

Otras veces, el usuario menosprecia el capturar un registro, porque piensa que no es necesario o que la información que necesita la está generando en otro proceso.

Las aplicaciones de software integradas (ERP y CRM), están diseñadas como una solución integral, que tienen como objetivo que la empresa que las utiliza funcione como un reloj, si un engrane no funciona, el mecanismo completo se verá comprometido

Cuando a estas aplicaciones, se les deja de registrar información, se generan huecos, hoyos en el proceso administrativo y por consiguiente la empresa no desarrolla su potencial.

En algunas ocasiones esta falta puede ser recomendada, pues la empresa no necesita esta información o análisis en su proceso de trabajo, pero definitivamente esta decisión debe ser evaluada.

El no utilizar algunas o muchas de las facilidades que ofrece una aplicación integrada, no es un problema sin solución, lo realmente grave es caer en la conformidad por desconocer los beneficios de utilizar la aplicación en su totalidad.

Es una verdadera tristeza la frecuencia con que me encuentro que las empresas tienen herramientas subutilizadas y porque NO LO SABEN, simplemente NO VEN los beneficios que están dejando de utilizar

Toda empresa debe de estar dentro de un ciclo de mejora constante y debe de estar buscando que su empresa trabaje como una máquina perfecta, con el máximo de eficiencia.

Es recomendable periódicamente, auditar los procesos de trabajo de la empresa y buscar las áreas de oportunidad con los asesores adecuados.

Los proveedores de su misma aplicación de software con frecuencia le ofrece estos servicios o bien el apoyar a un tercero para realizar esta tarea, le sorprendería el gran interés que estos negocios tienen, para que su empresa explote en su totalidad sus aplicaciones.

Solamente considere que estos servicios consumen recursos y tiempo que se cobrarán, pero seguramente el beneficio pagará su inversión.

Le sorprendería con que  frecuencia encuentro que un cambio relativamente pequeño en la forma de trabajar, genera cambios importantes en toda la empresa.

viernes, 29 de julio de 2011

¿Mejorar los procesos de trabajo, repercute en la eficiencia?


Narración del blog


Con frecuencia se dice que nadie mejor que los trabajadores de una empresa, para conocer los procesos de trabajo del negocio.

Nadie como los trabajadores de una empresa, para saber qué es lo que necesitan e identificar que problemas existen en su departamento, tales como:
  • Se altera la información cuando la envían a otro departamento.
  • Se pierden los datos o información, cuando se envían a otras sucursales.
  • El conteo físico del inventario no coincide con los reportes del sistema.
  • Se tiene que trabajar de mas, para registrar un movimiento.
  • Existe información contradictoria de lo mismo (un departamento lleva las cuentas por cobrar y otro hace lo mismo, solo para cotejar y ademas nunca coinciden).
  • Es mucho más simple llevar los registros con procesos personales, que hacerlo en el sistema.

Ejemplos como estos podemos encontrar en todas las empresas y como patrón común, son los empleados los que lo detectan mas fácilmente, entonces superficialmente podríamos concluir, que nadie mejor que los empleados, para identificar y crear los mejores procesos de trabajo en una empresa.

Pero esta conclusión es verdad solamente a medias. 

La verdad es que en la mayoría de los casos los empleados tienen una visión parcial, solamente ven una parte del conjunto, un pedazo del pastel.

Ejemplo:

Un vendedor dice que nadie mejor que el para organizar sus citas, pues las controla fácilmente en una libreta y nada más. El registrarlo en un sistema le obliga a dominar otras herramientas, además de tener que registrar información innecesaria y que le resta flexibilidad.

¿Es esto cierto?  

SI, bajo el punto de vista de un empleado o departamento, NO, si se visualiza el "pastel completo".

Con mucha frecuencia los empleados evalúan sus procesos de trabajo, visualizando solo su posición o departamento, sin ver las repercusiones que tienen sus acciones en el resto de la empresa.

Los procesos de trabajo en una empresa deben auditarse visualizando la empresa completa, entendiendo claramente la interrelación entre todos los departamentos y buscando que todas las tareas se realicen sin duplicidad y de la forma más ágil.

Ejemplo:

En una empresa transportista, al entregar un anticipo a un operador, se debe de cuidar:

1) Que los anticipos entregados al operador se hayan registrado solamente una vez. Esto es solo posible realizarlo por un registro bancario (módulo de finanzas), el cual debe de tener la inteligencia para controlar que la salida de dinero de una cuenta bancaria, se asigne al operador, tipo de gasto, viaje y liquidación correspondiente.

2) Además este procedimiento debe ser flexible y considerar los casos en que no es posible identificar el viaje y tampoco el gasto en que se incurrirá y aun así poder trabajar correctamente.

3) Este proceso debe también ser capaz de afectar compras, el inventario (si corresponde) y contabilidad.

Y todo generado automáticamente, al capturar la salida del monto de la cuenta bancaria.

¿Es esto complicado?

Mientras mas grande es la empresa, la complejidad crece exponencialmente y con frecuencia es una tarea a realizarse en conjunto con varias especialidades, se debe de considerar al usuario, al departamento, al sistema administrativo... a la empresa en su totalidad, de tal forma que todo embone y trabaje fluida y eficientemente.

El sistema que se utiliza debe ser lo suficientemente ágil, como para aceptar modificaciones y que se adapte a las nuevas necesidades.

Se debe de considerar la resistencia al cambio y tener un plan para vencerlo, que incluya capacitación (quizá el punto mas importante), el soporte, la motivación y el pleno convencimiento de la dirección, para que se exija y pida el seguimiento de los nuevos procesos de trabajo.

En este trabajo posiblemente se requiera de un analista de procesos de trabajo, servicios de implantación de sistemas, motivadores y contar con cursos de capacitación y soporte suficientes.

El contratar este tipo de servicios, reporta beneficios, algunas veces con trascendencia insospechada en toda la empresa.

Me he encontrado casos en donde el reducir cinco segundos al capturar una compra, buscar un dato y registrarlo automáticamente, a generado el liberar dos posiciones de trabajo.

Claro esta que no se genera el mismo beneficio, en una empresa donde solo se registran cien compras, contra diez mil, en el mismo periodo de tiempo.

El crear procesos de trabajo eficientes y en el tiempo apropiado, puede marcar la diferencia entre el éxito o fracaso de un negocio.

Un claro ejemplo lo puedo presentar al comparar el número de empleados que utilizan dos empresas dedicadas al transporte de carga, las cuales tiene el mismo número de unidades, un monto de ventas parecido y sus procesos administrativos son controlados por el mismo sistema, pero una empresa tiene treinta y cinco empleados y la otra solamente siete.

El anterior ejemplo es un caso real y este viene a demostrar la importancia de la auditoria de procesos de trabajo.

Toda empresa debe de estar dentro de un ciclo de mejora constante y debemos de estar consientes de que si llega al punto en donde las mejoras ya no se identifican y buscan, seguramente la empresa empezará a declinar.