martes, 2 de agosto de 2011

El que no sabe, es como el que no ve


Narración del blog


¡El que no sabe, es como el que no ve!

Este es un dicho popular y como todos estos, tienen mucho de verdad.

Cuando una persona desconoce las características de un producto o servicio, aunque este tenga la solución a sus necesidades, simplemente es como si no lo tuviera.

Es más, la persona podría llegar a pensar que la solución a su problema no existe.

Este tipo de problemas se suscitan con frecuencia en las aplicaciones de software tipo ERP y CRM y con las herramientas de análisis de información inteligente (Data Mining y Data Ware House).

Mientras más poderosas e integrales son las aplicaciones de software, mas difícil es que los usuarios (y hasta los mismos asesores), las conozcan en su totalidad.

Como asesor de sistemas, me he encontrado en repetidas ocasiones que las aplicaciones y herramientas de software están subutilizadas, o peor aún, mal utilizadas.

Algunas veces son omisiones pequeñas, reglas simples que el usuario no ha seguido al registrar información.

En otras, el capturista sabe que no está registrando información requerida, pero no conoce el proceso administrativo que se la presente.

Otras veces, el usuario menosprecia el capturar un registro, porque piensa que no es necesario o que la información que necesita la está generando en otro proceso.

Las aplicaciones de software integradas (ERP y CRM), están diseñadas como una solución integral, que tienen como objetivo que la empresa que las utiliza funcione como un reloj, si un engrane no funciona, el mecanismo completo se verá comprometido

Cuando a estas aplicaciones, se les deja de registrar información, se generan huecos, hoyos en el proceso administrativo y por consiguiente la empresa no desarrolla su potencial.

En algunas ocasiones esta falta puede ser recomendada, pues la empresa no necesita esta información o análisis en su proceso de trabajo, pero definitivamente esta decisión debe ser evaluada.

El no utilizar algunas o muchas de las facilidades que ofrece una aplicación integrada, no es un problema sin solución, lo realmente grave es caer en la conformidad por desconocer los beneficios de utilizar la aplicación en su totalidad.

Es una verdadera tristeza la frecuencia con que me encuentro que las empresas tienen herramientas subutilizadas y porque NO LO SABEN, simplemente NO VEN los beneficios que están dejando de utilizar

Toda empresa debe de estar dentro de un ciclo de mejora constante y debe de estar buscando que su empresa trabaje como una máquina perfecta, con el máximo de eficiencia.

Es recomendable periódicamente, auditar los procesos de trabajo de la empresa y buscar las áreas de oportunidad con los asesores adecuados.

Los proveedores de su misma aplicación de software con frecuencia le ofrece estos servicios o bien el apoyar a un tercero para realizar esta tarea, le sorprendería el gran interés que estos negocios tienen, para que su empresa explote en su totalidad sus aplicaciones.

Solamente considere que estos servicios consumen recursos y tiempo que se cobrarán, pero seguramente el beneficio pagará su inversión.

Le sorprendería con que  frecuencia encuentro que un cambio relativamente pequeño en la forma de trabajar, genera cambios importantes en toda la empresa.

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